POD Là Gì? Tại Sao POD Lại Quan Trọng Trong Kinh Doanh?

pod là gì

POD có chức năng như một biên lai ngoại trừ việc nó để chứng minh rằng việc giao hàng đã được hoàn thành chứ không phải là một giao dịch mua đã được thực hiện. Đối với ngành hậu cần và các công ty có hệ thống chuyển phát, các tài liệu như POD là rất quan trọng.

1. POD là gì?

Đối với ngành hậu cần, POD trở thành một phần quan trọng của hệ thống giao hàng. POD (Proof Of Delivery) là một phần quan trọng của quá trình giao hàng vì nó xác định rằng gói hàng đã được giao cho khách hàng. POD hoạt động giống như một biên lai chứng minh rằng việc giao hàng đã được thực hiện.

POD bao gồm văn bản xác nhận đã nhận được đơn đặt hàng với số tiền cụ thể vào một ngày và giờ cụ thể, tên của người đã nhận sản phẩm và các chi tiết giao hàng khác. Về cơ bản, chúng là một tài liệu chính thức, nơi khách hàng xác nhận việc nhận đơn đặt hàng hoặc bưu kiện.

Biên lai được định nghĩa là một văn bản xác nhận đã nhận, hoặc sở hữu một số tiền cụ thể, hàng hóa,… Chúng được mọi người biết đến như một văn bản chính thức xác nhận bằng chứng mua hàng POD

pod là gì
Một mẫu POD cơ bản

2. Tại sao POD lại quan trọng?

Khi bưu kiện rời khỏi kho và đến tay khách hàng cuối cùng, POD là một hình thức trách nhiệm giải trình được chuyển từ người bán sang người nhận (người mua).

Khách hàng có thể đặt mã nhận xét mà họ đã nhận được sản phẩm trong tình trạng hư hỏng, rách vỏ ngoài, bất kỳ loại vỡ hoặc rò rỉ nào từ bao bì. Nếu khách hàng có thể tìm thấy bất kỳ hư hỏng bên ngoài nào của gói hàng có thể ngay lập tức đưa ra nhận xét về POD để giúp họ tránh khỏi những rắc rối trong tương lai.

Tuy nhiên, khách hàng nên kiểm tra gói hàng đúng cách trước khi ký POD. Điều này giúp làm theo các bước tối thiểu trong khi yêu cầu thủ tục. Khách hàng có thể từ chối giao hàng nếu họ không hài lòng với tình trạng của nó.

Tương tự, người bán nên làm theo quy trình tương tự trong quá trình trả lại sản phẩm. Nếu người bán không tìm thấy gói hàng ở tình trạng thích hợp, hãy ghi chú vào POD.

Hãy nhớ rằng, nếu bạn (cho cả khách hàng và người bán) đang nhận được gói hàng trong tình trạng bị hư hỏng, đừng quên ghi chú thích trên giấy POD. Yêu cầu bồi thường trong vòng 24 đến 48 giờ sau khi nhận hàng.

3. Phân loại

Loại bằng chứng giao hàng (POD) phổ biến nhất được sử dụng là giấy tờ có chữ ký của Phiếu giao hàng/Lệnh giao hàng/Sổ giao hàng. Ở đây có thể hơi khó hiểu với tất cả các loại tài liệu khác nhau, nhưng bạn có thể mong đợi rằng Phiếu giao hàng, Lệnh giao hàng và Sổ giao hàng đều phục vụ các chức năng tương tự và giống nhau về thông tin mà chúng chứa.

Các tài xế sẽ được đưa cho các tài liệu giấy tờ và khi đến địa chỉ giao hàng, người nhận sẽ xác nhận việc giao hàng bằng chữ ký. Một loại POD khác mà bạn nên gặp trước đây nếu bạn có chuyển phát UPS/FedEx/DHL là POD điện tử. Thay vì một tài liệu giấy, tài xế giao hàng sẽ giao một thiết bị cầm tay để ký vào. 

pod là gì
POD rất quan trọng cho các công ty có dịch vụ vận chuyển

Bản cứng (trên giấy) là loại POD phổ biến nhất. Nó yêu cầu người nhận ký trong khi nhận sản phẩm. Cái còn lại là E-POD, là một POD điện tử. Trong phương thức này, người giao hàng thường mang theo một thiết bị cho phép người nhận ký điện tử. Nó có một lợi thế hơn so với loại giấy vì nó có thể cập nhật trạng thái theo thời gian thực.

Ngày nay, ngày càng có nhiều công ty sử dụng dịch vụ không cần giấy tờ vì nó nắm bắt được thời gian giao hàng thực và cũng hiệu quả. Cả khách hàng và nhà bán lẻ đều nhận được thông tin cập nhật theo thời gian thực khi khách hàng nhận được bưu kiện.

4. Kết

Nhu cầu về POD đã trở nên cực kỳ quan trọng khi ngày càng có nhiều giao hàng được thực hiện hàng ngày – được thúc đẩy bởi sự phát triển của thương mại điện tử.